第一章 总 则

　　第一条为规范档案管理工作，有效地保护和利用档案，更好地为中国足球发展基金会各项工作提供服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定，制定本制度。

　　第二条本制度所称档案是指本基金会在业务和管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文书材料、照片、音像、出版物等形式的历史记录。

　　第三条本制度的管辖范围不包括人事档案管理和财务档案管理。人事档案管理和财务档案管理由其他制度另行规定。

第二章 职责和任务

　　第四条档案管理的责任部门为综合部，责成专人负责。档案管理人员的职责和任务是：

　　(一)制订档案管理制度和实施办法，并负责监督、指导和检查执行情况。

　　(二)负责基金会各类档案、文件资料的接收、整理、分类、保管、利用、统计、鉴定和移交。

　　(三)负责监督指导各部门日常文件整理工作，组织完成基金会文件材料的立卷、归档，及必要的档案管理业务培训。

　　(四)办理领导交办的其他有关档案业务工作。

　　第五条文书档案的立卷单位为各部门，指定专人负责档案工作。其职责、任务和要求是：

　　(一)本部门经办的基金会各级领导传阅、批复、办理完毕的各种文件材料及开展各项公益活动的文件资料需及时整理立卷，并于活动结束后3个工作日内移交综合部归档保存。移交时要按照卷内目录交接清楚，做好登记。

　　(二)由各部门经办的基金会与外单位签署的协议、合同盖章生效后10个工作日内移交办公室留原件存档。

　　(三)有文号的文件要将发文稿纸连同正式文件一并交办公室统一归档。

　　(四)工作人员调离本部门，应办理文件交接手续，个人不得擅自带走或随意销毁。

　　第六条归档范围

　　鉴于基金会的工作现状，需要归档的文件材料包括以下几个方面：

　　(一)人力资源管理，包括人力资源管理制度、组织沿革、机构领导人信息、人事任免文件、员工名册及统计等资料。

　　(二)综合管理，包括内部管理规章制度,本基金会及各部门工作计划、工作总结、项目报告等文件资料，以及大事记、年报、通讯、宣传册、年检报告、重要的电话记录、公章使用等信息资料。

　　(三)资助管理，包括各类资助管理制度、资助方信息、资助项目文档、资助项目评估报告、资助统计分析等资料。

　　(四)捐赠管理，包括捐赠管理制度、捐赠方信息、捐赠项目评估报告、捐赠统计分析等资料。

　　(五)合同协议，包括本基金会与合作单位或个人签订的关于捐赠、合作、委托、承办等事项的协议书、合同书等。

　　(六)往来文件，包括本基金会与外部单位形成的各种往来文书，外单位重要来文，本基金会制发的办字、基字、函字、报字、复字类等文书。

　　(七)外事活动，包括外事管理制度，境外合作方信息，本基金会与国外团体或个人在交流、合作、访问等活动中形成的材料。

　　(八)研究培训，包括研究报告、研讨会论文、评估报告、培训材料等。

　　(九)宣传活动，包括各类宣传、大型活动的策划方案、总结评估报告、讲话发言稿、新闻稿，以及在活动中形成或采集到的媒体报道剪辑、图片、声像等材料。

　　(十)资产管理，包括资产管理制度、资产评估报告、资产统计分析等材料。

　　(十一)会议，包括本基金会理事会会议、理事长会议、秘书长会议、各部门工作会议等材料。

第三章 档案利用

　　第七条因工作需要利用档案的，可直接到综合部查阅，如需查阅加密文件，需经秘书长签批。

　　第八条借阅档案须办理登记手续,归还时予以注销。借出的案卷，使用完毕应及时退还，一般不得超过两周。

　　第九条借阅人对借出的案卷，必须妥善保管，不得任意转借、遗失、污损和乱改乱划，更不得拆散原卷或抽取文件。

第四章 附 则

　　第十条本制度由中国足球发展基金会负责解释。

　　第十一条本管理制度自公布之日起施行。